Venčanje na otvorenom pruža mogućnost da jedan od najvažnijih dana bude organizovan u romantičnom, prirodnom i potpuno personalizovanom ambijentu. Prostrano imanje, uređena bašta, salaš, vinograd, obala reke ili dvorište porodične kuće mogu postati mesto na kojem će nastati nezaboravne uspomene.
Ipak, lep pogled i atraktivne fotografije nisu jedini kriterijumi koje treba uzeti u obzir. Savršena lokacija mora da bude istovremeno lepa, pristupačna, bezbedna i funkcionalna. Potrebno je proveriti da li prostor odgovara broju gostiju, da li ima parking, pristup električnoj energiji, dovoljan broj toaleta i mogućnost postavljanja natkrivenog dela.
Važan je i rezervni plan za slučaj kiše, vetra, jakog sunca ili naglog zahlađenja. Dobro izabrana lokacija olakšava organizaciju, smanjuje neplanirane troškove i omogućava mladencima da osmisle proslavu koja u potpunosti odgovara njihovom stilu.
Odredite stil venčanja pre izbora prostora
Pre nego što počnete da obilazite lokacije, važno je da odredite kakvu atmosferu želite. Neki parovi zamišljaju elegantnu večernju proslavu sa belim stolnjacima, cvetnim aranžmanima i diskretnom rasvetom, dok drugima više odgovara opušteno dnevno venčanje sa drvenim stolovima, jednostavnom dekoracijom i prirodnim zelenilom.
Stil proslave u velikoj meri određuje i vrstu prostora. Za luksuzniji ambijent pogodno je uređeno imanje sa prostranim travnjakom, dok su za rustičnu proslavu dobar izbor salaš, vinograd ili seosko domaćinstvo. Manja venčanja mogu se organizovati u privatnoj bašti, restoranu sa dvorištem ili na prostoru pored bazena.
Kada lokacija nema natkriveni deo, praktično rešenje može biti nabavka odgovarajuće konstrukcije, zbog čega se mladenci i organizatori često raspituju gde je dostupna kvalitetna prodaja pagoda za svečane događaje. Na taj način moguće je obezbediti elegantan i zaštićen prostor koji se prilagođava broju gostiju, rasporedu stolova i željenom stilu dekoracije.
Dobro odabrana pagoda može da zameni klasičnu salu, a da pritom zadrži otvorenost, prirodan ambijent i slobodu u organizaciji. Kada unapred znate kakvu atmosferu želite, lakše ćete pronaći prostor koji ne zahteva skupe izmene i dodatne intervencije.
Proverite da li lokacija odgovara broju gostiju
Lokacija mora da bude dovoljno velika da gosti mogu udobno da sede, kreću se i plešu. Istovremeno, ne bi trebalo da bude previše prostrana, jer manji broj ljudi u ogromnom prostoru može ostaviti utisak prazne i hladne proslave.
Prilikom procene kapaciteta treba obezbediti dovoljno mesta za:
- stolove i stolice za sve goste,
- prostor za mladenački sto,
- plesni podijum,
- binu ili deo za muziku,
- ketering i posluživanje,
- slatki sto i tortu,
- prostor za ceremoniju,
- prolaze između stolova.
Važno je proveriti i kakva je podloga. Stolovi i stolice ne bi trebalo da budu postavljeni na strmom, neravnom ili previše mekanom zemljištu. Ako teren nije dovoljno stabilan, možda će biti potrebno postavljanje posebnog poda ili podijuma.
Ceremonija, prijem gostiju, večera i zabava mogu se održavati u različitim delovima imanja. Takav raspored čini događaj zanimljivijim, ali samo ako su sve zone dovoljno blizu i lako dostupne.
Pristupačnost i parking ne smeju biti zanemareni
Udaljeno imanje može izgledati veoma privlačno, ali treba proveriti koliko je do njega jednostavno stići. Put mora da bude prohodan za automobile, dostavna vozila, ketering, dekoratere i muzičare.
Poželjno je da prostor ima uređen parking ili dovoljno veliku i bezbednu površinu na kojoj se vozila mogu ostaviti. Ako parking nije blizu, može se organizovati prevoz gostiju od dogovorenog mesta do same lokacije.
Posebnu pažnju treba posvetiti starijim gostima, trudnicama, roditeljima sa malom decom i osobama koje se otežano kreću. Dugačke staze po travi, šljunak, stepenice i neravan teren mogu im predstavljati problem.
Pre rezervacije proverite:
- da li je put do lokacije osvetljen,
- koliko vozila može stati na parking,
- da li postoji pristup za osobe sa invaliditetom,
- ima li smeštaja u blizini,
- da li se može organizovati autobuski ili kombi prevoz.
Dobra lokacija nije samo ona koja lepo izgleda, već i ona do koje gosti mogu bezbedno i jednostavno da stignu.
Rezervni plan za loše vreme je obavezan
Čak i kada se venčanje organizuje tokom najtoplijeg dela godine, vremenski uslovi mogu se promeniti. Iznenadna kiša, jak vetar, velika vrućina ili hladno veče mogu uticati na udobnost gostiju i celokupan tok proslave.
Najbolji izbor je lokacija koja već ima natkrivenu terasu, zatvoreni deo ili mogućnost postavljanja pagoda. Natkriveni prostor mora da bude dovoljno velik da primi sve goste, a ne samo nekoliko stolova.
Poželjno je obezbediti:
- bočne stranice za zaštitu od vetra,
- stabilnu podlogu u slučaju kiše,
- ventilatore tokom toplih dana,
- grejalice za hladnije večeri,
- suncobrane ili dodatna mesta u hladu.
Rezervni plan ne umanjuje lepotu venčanja u prirodi. Naprotiv, omogućava mladencima da budu opušteniji jer znaju da proslava neće biti ugrožena promenom vremena.
Proverite struju, vodu i sanitarne uslove
Pri obilasku lokacije obavezno proverite da li postoji stabilan priključak za električnu energiju. Muzika, rasveta, rashladni uređaji i oprema za pripremu hrane mogu zahtevati veće opterećenje. Ako postojeći priključak nije dovoljan, potrebno je obezbediti agregat.
Lokacija mora imati dovoljno urednih toaleta. Kod većih proslava jedan ili dva toaleta često nisu dovoljni, pa se mogu iznajmiti savremeni mobilni sanitarni objekti.
Ketering službi treba obezbediti pristup vodi, struji i odgovarajućem prostoru za pripremu, čuvanje i serviranje hrane. Dostavna vozila moraju moći da priđu lokaciji bez prolaska kroz deo u kojem sede gosti.
Sve tehničke uslove treba proveriti pre nego što se uplati kapara. Povoljan prostor može na kraju postati skup ako je potrebno naknadno obezbeđivati kompletnu infrastrukturu.
Prirodni ambijent smanjuje potrebu za dekoracijom
Jedna od najvećih prednosti venčanja na otvorenom jeste prirodna scenografija. Krošnje drveća, zelenilo, cveće, pogled na vodu, vinograd ili zalazak sunca mogu zameniti veliki deo dekoracije koja bi bila potrebna u zatvorenoj sali.
Ako je prostor već lepo uređen, dovoljno je dodati nekoliko cvetnih aranžmana, sveće, diskretnu rasvetu i dekoraciju stolova. Umesto velikih količina skupog cveća, mogu se koristiti sezonske biljke, zelenilo i prirodni materijali.
Lokaciju je najbolje posetiti približno u isto vreme u kojem će se održavati ceremonija. Tako se može proveriti:
- gde pada sunce,
- koliko prostora ima u hladu,
- kako izgleda pozadina za fotografisanje,
- gde je najbolje postaviti stolove,
- koji deo imanja je najpogodniji za ceremoniju.
Prirodno okruženje često pruža dovoljno lepih kadrova, pa nije potrebno ulagati mnogo novca u posebne foto-zone i scenografiju.
Proverite pravila i moguće dodatne troškove
Pre potpisivanja ugovora treba zatražiti precizan spisak svega što je uključeno u cenu zakupa. Neke lokacije posebno naplaćuju parking, čišćenje, obezbeđenje, korišćenje električne energije, nameštaja ili produženje proslave.
Važno je saznati do koliko sati muzika sme da traje i da li postoje ograničenja u vezi sa jačinom zvuka. Prostori u blizini naseljenih mesta često moraju da poštuju stroža pravila.
Proverite i da li možete samostalno da birate ketering, dekoratera, fotografa, muziku i druge saradnike. Pojedina imanja sarađuju samo sa određenim dobavljačima, što može uticati na budžet i slobodu organizacije.
Ugovor treba da definiše:
- cenu i rokove plaćanja,
- iznos kapare,
- uslove otkazivanja,
- mogućnost promene datuma,
- obaveze vlasnika prostora,
- odgovornost u slučaju lošeg vremena.
Jasno definisani uslovi sprečavaju nesporazume i olakšavaju planiranje.
Lokacija treba da odgovara svim generacijama
Na venčanju se obično okupljaju sve generacije, od male dece do baka i deka, pa prostor mora da bude prilagođen različitim potrebama. Mladenci treba da razmišljaju ne samo o izgledu lokacije već i o udobnosti svakog gosta.
Za decu je korisno obezbediti bezbedan deo za igru, udaljen od kablova, opreme, vode i saobraćaja. Starijim gostima potrebne su stabilne i udobne stolice, jednostavan pristup toaletima i mesto koje nije previše udaljeno od glavnog dela proslave.
Poželjno je obezbediti dovoljno hlada, naročito ako venčanje počinje tokom dana. Dobro je imati i mirniji kutak za roditelje sa bebama ili goste kojima je potreban odmor od glasne muzike.
Kada je lokacija pravilno organizovana, svi prisutni mogu da uživaju u proslavi bez obzira na godine.
Posetite više lokacija pre donošenja odluke
Fotografije na internetu mogu pomoći u početnom izboru, ali prostor treba obavezno videti uživo. Tokom obilaska napravite fotografije, zapišite prednosti i nedostatke i postavite pitanja o svemu što može uticati na organizaciju.
Nemojte birati lokaciju samo zato što je popularna. Savršen prostor je onaj koji odgovara broju gostiju, planiranom budžetu, stilu venčanja i praktičnim potrebama.
Uporedite najmanje nekoliko ponuda. Jedna lokacija može imati višu cenu zakupa, ali već posedovati toalete, struju, parking, nameštaj i natkriveni deo. Druga može delovati povoljnije, ali zahtevati dodatno iznajmljivanje gotovo sve opreme.
Kada se spoje prirodna lepota, funkcionalnost, dobra infrastruktura i pažljiva organizacija, venčanje na otvorenom postaje mnogo više od obične proslave. Ono dobija lični karakter, pruža veću slobodu i stvara ambijent koji će mladenci i njihovi gosti dugo pamtiti.