Da biste bili domaćin sjajne i uspešne poslovne konferencije, važno je da se posvetite organizaciji, nekada i mesecima ranije, a svakako barem nedeljama. Cilj je da poslovna konferencija bude interesantna, ali i produktivna. Ukoliko nemate dane i sate na raspolaganju – prepustite organizovanje seminara profesionalcima.
Oni će se o svakom detalju pobrinuti umesto vas i vaša konferencija će sigurno proteći u odličnom redu. No, ukoliko ipak odlučite da organizaciju obavite samostalno, ovaj tekst će vam u tome pomoći! U nastavku članka dajemo vam savete o tome kako da organizujete seminar ili konferenciju sa kojih će učesnici poneti najbolje utiske!
#1 Odredite datum kada će se konferencija održati
Vreme je da odlučite kada će se vaša konferencija održati. Najbolje je da je taj datum poznat barem 3 mjeseca ranije, a u najboljem slučaju – i godinu dana. Ovo naročito važi za velike događaje kojima prisustvuje i po nekoliko stotina ljudi.
Takođe, dobro je da što ranije odredite i koliko će tačno konferencija trajati.
Evo nekoliko odličnih pravila koja treba imati na umu kada birate datum za održavanje ovog poslovnog događaja:
- Izaberite datum koji nije u suprotnosti sa drugim velikim događajima kao što su izbori, festivali, važne utakmice i sl. Ovako ćete obezbediti da dođe veći broj ljudi. Osim toga, ne želite da se vaša konferencija takmiči za pažnju sa velikim događajima.
- Izbegavajte letnje i zimske praznike kada ljudi obično odlaze na odmor. Najbolje je ciljati na datum između sredine marta i kraja juna ili od početka septembra do kraja novembra.
- Nikada ne planirajte konferenciju tokom vikenda. Za većinu učesnika učešće na konferenciji je deo njihovog posla, pa ga zakažite tokom radne nedelje.
- Pokušajte da ciljate na kraj nedelje, tako da putujući učesnici dobiju priliku da ostanu i razgledaju grad tokom svog slobodnog vremena. Najbolji dani za konferenciju su četvrtak i petak.
Određivanje datuma će vam dati fiksnu tačku oko koje ćete moći da planirate ostale pojedinosti, pa ovo uradite što ranije!
#2 Odabir lokacije za konferenciju
Naravno, lokaciju bi pre svega trebalo da prilagodite broju učesnika konferencije ili seminara, mestu odakle većina njih dolazi i svakako da uzmete u obzir i reprezentativnost sale, jer će njen izgled sve podići na viši nivo.
Ipak, nemojte se voditi samo ovim, klasičnim kriterijumima kada pravite odabir, jer prva stvar koja poslovnu konferenciju čini dosadnom – upravo je dosadna lokacija. Jednostavno pronalaženje najpogodnijeg mesta je generalno loš način za početi sa organizacijom. Umesto toga, pokušajte da smislite lokaciju koja će uzbuditi prisutne što će biti tamo i koja će zadržati njihovo interesovanje.
#3 Odredite budžet kojim ćete se voditi
Važno je da sebi odredite budžet pre nego što rezervišete bilo koje mesto ili odlučite o veličini vaše konferencije.
Bez obzira da li organizujete malu poslovnu konferenciju ili ogroman seminar, postavljanje budžeta je jedan od prvih koraka koje morate preduzeti pre nego što uradite bilo šta drugo.
Mnogo je stvari koje čine odličnu konferenciju; lokacija, govornici, zabava, ketering itd. Ovi elementi će doprineti uspehu vaše poslovne konferencije, ali predstavljaju i troškove na vašem događaju. Odmah definišite raspoloživ budžet i ostavite nešto prostora u njemu “za svaki slučaj”. Ovo znači da treba da se vodite manjom cifrom nego što ćete zaista imati na raspolaganju, kako biste ostavili prostora za prekoračenje u slučaju potrebe.
#4 Hrana i piće kao način da fascinirate
Hrana i piće su obavezni na svakoj konferenciji, seminaru, pa i generalno, na svakom većem (biznis) događaju.
Ako već morate da organizujete ketering, zašto i ovaj element ne biste učinili posebnim, kao jednu od stvari koja će vašu konferenciju razlikovati od svih sličnih događaja?
Istražite ponudu agencija za keternig i pronađite nešto posebno. Imajte na umu da su detalji ti koji prave veliku razliku i ostavljaju najjači utisak. Zanimljivo koktel posluženje, koje je i izgledom atraktivno, ostaviće snažan utisak na svakoga ko poseti događaj.
Celokupan događaj na samom kraju dana obležeiće i proslava, kada će gosti imati prilike da se malo opuste.
#5 Kreirajte agendu i pošaljite je svim učesnicima
Davanje gostima detaljnog rasporeda je možda najbolji način da zadržite interesovanje i pažnju ljudi. Loše organizovane poslovne konferencije obično se odugovlače, a stvari mogu postati pomalo monotone i dosadne.
Pokušajte da ponudite jasan raspored koji razdvaja sastanke, edukacije i konferencijske događaje od zabave i/ili slobodnog vremena između njihovog odigravanja. I, što je najvažnije, jasno i unapred pošaljite ovaj raspored svojim gostima, kako bi mogli da isplaniraju svoje slobodno vrijeme dok traje seminar.
Uz ove savete, sigurni smo da ćete biti zadovoljni time kako ste organizovali konferenciju i da ćete sistematično pristupiti ovom zadatku, te se pobrinuti za svaki detalj. Kao poslednji savet, dajemo vam predlog da kreirate jedinstveni kutak za fotografisanje.
Ovo će učesnici iskoristiti kao odličnu priliku da naprave fotografije, a verovatno ih onda i okače na svoje društvene mreže.
Zašto biste propustili priliku da ovako i izreklamirate konferenciju?
Srećno sa organizacijom!